Mewujudkan Perpustakaan Ideal
Saya yakin kita semua yang pernah duduk dibangku sekolah baik itu sekolah dasar, sekolah menengah pertama, sekolah menengah atas, telah sering membaca buku dan menggunakan perpustakaan yang terdapat pada sekolah kita itu. Sehingga dapat dikatakan bahwa pada umumnya perpustakaan telah ada dan terdapat dihampir seluruh sekolah yang ada dinegara kita tercinta ini. Hal ini hanyalah contoh dari suatu sekolah bahwa sebenarnya apabila kita hitung maka jumlah perpustakaan sekolah yang kita miliki adalah sangat besar di Indonesia ini. Belum lagi kita tambahkan dengan perpustakaan perguruan tinggi baik itu swasta maupun negeri, perpustakaan khusus, perpustakaan nasional, perpustakaan provinsi, perpustakaan umum pada tiap kabupaten dan kota, perpustakaan desa, perpustakaan keliling, taman bacaan masyarakat, yang apabila kita inventarisir maka hal ini adalah potensi dan kekuatan yang sangat besar dalam perannya untuk mencerdaskan kehidupan bangsa sebagai mana misi yang diemban oleh perpustakaan itu sendiri.
Apa sebenarnya perpustakaan itu sehingga perlu dikembangkan ditengah-tengah masyarakat ? Untuk lebih jelasnya hal ini, kita perlu terlebih dahulu mengetahui apa sebenarnya definisi dari perpustakaan itu. Banyak ahli-ahli dibidang perpustakaan memberikan batasan atau definisi dari perpustakaan. Untuk itulah penulis mengambil salah satunya yaitu definisi dari Mulyani A. Nurhadi yang mana perpustakaan didefinisikannya sebagai suatu unit kerja yang berupa tempat mengumpulkan, menyimpan dan memelihara koleksi bahan pustaka yang dikelola dan diatur secara sistematis dengan cara tertentu, untuk digunakan secara kontinu oleh pemakainya sebagai sumber informasi (1983:4). Dari definisi ini jelaslah bahwa perpustakaan adalah berbeda dari suatu toko buku maupun penyewaan buku. Dimana tujuan dari suatu perpustakaan tidak bersifat mencari keuntungan ataupun berdagang. Meskipun manajemen suatu perpustakaan tetap dituntut agar dapat berperan secara profesional sebagai mana yang lazim diterapkan oleh perusahaan-perusahaan yang mencari keuntungan.
Sebagaimana yang telah dibahas di atas bahwa misi yang disandang oleh perpustakaan ini tentunya adalah sejalan dengan amanat dari Undang-Undang Dasar 1945 yaitu mencerdaskan kehidupan bangsa. Sehingga segenap unsur yang terkait dalam pelayanan dan pelaksanaan perpustakaan ini perlu bekerja keras agar dapat kiranya mendukung terwujudnya masyarakat Indonesia yang cerdas dan pada akhirnya hal ini akan menciptakan masyarakat Indonesia yang sejahtera pula.
2. Permasalahan
Sebagaimana telah dibahas di atas bahwa apabila dihitung jumlah perpustakaan yang ada dinegara kita ini, baik itu perpustakaan sekolah dasar, sekolah menengah pertama, sekolah menengah atas, perguruan tinggi negeri maupun swasta, perpustakaan umum, perpustakaan khusus, perpustakaan desa, taman bacaan, sudah tentu sangat lah besar jumlahnya. Tetapi apakah pelayanan, sumber daya manusia dan kondisi dari perpustakaan itu telah ideal atau sesuai dengan yang diharapkan ? Blasius Sudarsono dalam bukunya “Antologi Kepustakawan Indonesia” mengatakan bahwa pembangunan perpustakaan umum di Indonesia masih sangat lemah (Sudarsono, 2006 : 164). Ini adalah suatu contoh bahwa kondisi perpustakaan di Indonesia belumlah ideal oleh karena pembangunannya yang masih lemah tadi, meskipun pendapatnya itu ditujukan bagi perpustakaan umum, namun hal ini dapat menjadi gambaran bagi kita bahwa perpustakaan di negara kita masih banyak yang belum diselenggarakan sebagaimana layaknya pelayanan perpustakaan yang baik. Sehingga masih perlu dilakukan langkah-langkah atau upaya-upaya yang sistematis agar berbagai perpustakaan tersebut dapat menjadi perpustakaan yang memberi pelayanan yang baik atau dengan kata lain adalah perpustakaan yang ideal.
3. Tujuan
Adapun tujuan dari penulisan artikel ini adalah memberi berbagai alternatif dalam meningkatkan dan memperbaiki pelayanan perpustakaan sehingga dapat berjalan dengan baik ataupun ideal sehingga kondisi ini diharapkan dapat meningkatkan minat baca masyarakat yang bermuara pada terwujudnya masyarakat yang cerdas sebagaimana yang diamanatkan oleh Undang-Undang Dasar 1945.
4. Landasan Teori
Perpustakaan dengan kondisinya yang sekarang ini dalam pandangan masyarakatnya belumlah seutuhnya sebagaimana yang mereka impikan. Oleh karena itu banyak masyarakat yang mengharapkan bahwa perpustakaan seharusnya seperti gambaran dan impian yang ada dalam benak mereka. Gambaran dan impian tersebut yang terangkum di bawah ini antara lain adalah : (1) gedung dan bangunan yang megah atau mewah dengan sejumlah ruangan yang memadai, (2) para pegawai yang bersemangat, berintegritas, berdisiplin dan menjiwai serta loyal kepada pekerjaan, (3) lokasi yang strategis dengan lahan yang luas dan mudah diketahui masyarakat dan mudah dijangkau pengunjung disertai sejumlah papan penunjuk, (4) sarana dan prasarana yang memadai, perlengkapan/inventaris kantor yang baik dan standar, seperti meubiler, alat transportasi, dan beberapa mesin untuk mendukung pelaksanaan aktivitas organisasi, (5) sumber informasi (koleksi) bahan pustaka yang relatif lengkap, bervariasi, bermutu dan jumlah yang memadai dan selalu mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi (up to date), (6) tersedia dan dilengkapi penerapan teknologi, terutama teknologi informasi, dan (7) sistem, prosedur dan mekanisme kerja yang baik (Supriyanto, 2006 : 28). Hal tersebut di ataslah yang seyogyanya diwujudkan pada suatu perpustakaan dan sekaligus dapat dikatakan apabila hal ini terlaksana, merupakan perpustakaan yang ideal ataupun yang baik.
5. Pembahasan
Untuk mewujudkan teori di atas, suatu perpustakaan atau pihak manajemen perpustakaan perlu melakukan langkah-langkah yang nyata agar suatu perpustakaan dapat memenuhi harapan dan impian masyarakat penggunanya sebagai perpustakaan ideal yang tentunya mampu melayani mereka dengan baik. Ada beberapa hal penting yang perlu diperhatikan dalam mewujudkan suatu perpustakaan agar dapat dikatakan ideal bagi masyarakat penggunanya. Meski pun dalam mewujudkannya, terlebih-lebih bagi perpustakaan di negara kita ini sering kali terbentur pada masalah dana yang terbatas dan hal ini adalah masalah klasik dalam dunia perpustakaan kita yang sampai saat ini masih berlangsung.. Hal penting yang perlu diperhatikan tersebut adalah sebagai berikut :
5.1. Gedung
Suatu perpustakaan tentu harus memiliki gedung atau ruangan yang digunakan untuk menyimpan bahan pustaka sekaligus untuk melayankannya kepada masyarakat penggunanya. Gedung suatu perpustakaan haruslah yang benar-benar dirancang untuk perpustakaan dan diperhitungkan bagi kemungkinan pengembangan ke masa depan. Dimana letak gedung itu haruslah strategis dan mudah dijangkau oleh masyarakatnya. Hal ini sesuai dengan semboyan suatu perpustakaan yang pada perguruan tinggi adalah “perpustakaan jantungnya perguruan tinggi”, sedangkan pada perpustakaan umum semboyannya adalah “perpustakaan otaknya masyarakat”, oleh karena itu maka selayaknya perpustakaan haruslah tepat berada ditengah-tengah masyarakat yang dilayaninya. Gedung perpustakaan juga harus diperlengkapi dengan sarana dan fasilitas pendukung seperti aula, ruang layanan, ruang pengolahan, ruang staf dan pimpinan, toilet, areal parkir yang memadai, serta dirancang juga bagi pengguna penyandang cacat yang pakai kursi roda untuk dapat menggunakannya atau memasuki ruangan perpustakaan. Penerangan di perpustakaan juga harus cukup diperhatikan. Karena penerangan ini cukup menentukan dalam hal kenyamanan pengguna dalam hal membaca dan memanfaatkan perpustakaan. Penerangan di perpustakaan sedapat mungkin dirancang agar menggunakan cahaya alam dengan tidak mengabaikan penggunaan cahaya listrik. Karena sewaktu-waktu listrik juga sangat diperlukan apabila cuaca mendung dan lebih mengutamakan penggunaan cahaya alam tentu akan turut menghemat penggunaan energi listrik yang berdampak positif bagi pengalihan dana bagi kebutuhan perpustakaan yang dianggap lebih penting.
5.2. Sumber Daya Manusia
Sumber daya manusia diperpustakaan adalah komponen terpenting dalam menentukan berhasil tidaknya penyelenggaraan pelayanan perpustakaan. Unsur sumber daya manusia ini adalah perpaduan segenap komponen yang terjalin secara baik antara pustakawan, tenaga teknis lainnya seperti tenaga administrasi, tenaga operator komputer dan lain sebagainya yang diperlukan bagi penyelenggaraan pelayanan perpustakaan. Memang unsur-unsur profesi di atas selayaknya ada, tetapi pada umumnya hanya terdapat pada perpustakaan yang terbilang sudah besar. Pada perpustakaan kecil hal ini belumlah sepenuhnya terlaksana. Karena sering kali perpustakaan kecil hanya memiliki pegawai secara keseluruhan tidak lebih dari sepuluh orang.
Hal terpenting dalam upaya peningkatan kualitas sumber daya manusia perpustakaan adalah dengan pengangkatan (penerimaan) pegawai yang diupayakan minimal berpendidikan Diploma III Ilmu Perpustakaan. Tetapi lebih baik lagi bila penerimaan itu juga ada diantaranya S1 ataupun S2 Ilmu Perpustakaan. Jumlah pegawai dalam hal ini dapat diatur sesuai dengan komposisi yang dibutuhkan. Sehingga penyelenggaraan pelayanan perpustakaan dapat berjalan dengan baik sesuai dengan harapan kita bersama.
Faktor lain yang sangat menentukan dalam berhasil tidaknya penyelenggaraan pelayanan perpustakaan adalah adanya dedikasi yang tinggi dari segenap pustakawan maupun pegawai teknis lainnya yang merupakan satu tim. Hal ini sangat erat kaitannya dengan masalah kesejahteraan. Untuk itu perlu diupayakan kesejahteraan yang lebih baik bagi segenap personil perpustakaan agar mereka dapat bekerja dengan sepenuh hati bagi suksesnya pelayanan perpustakaan.
Satu hal yang perlu diperhatikan oleh pihak manajemen perpustakaan adalah adanya upaya yang sistematis untuk selalu meningkatkan kualitas sumber daya manusia perpustakaan dengan cara mengikut sertakan pegawai maupun pustakawannya dalam kegiatan-kegiatan pelatihan, seminar-seminar, loka karya, workshop dan kongres atau rapat-rapat kerja dibidang kepustakawanan dengan maksud agar ilmu yang dimilikinya semakin bertambah dan dapat mengikuti perkembangan jaman dalam disiplin ilmu atau profesi yang dijalaninya. Tentu dengan semakin tinggi dan bertambahnya ilmu yang dimiliki pustakawan, maka hal ini pada akhirnya akan dapat meningkatkan kualitas pelayanan perpustakaan kepada masyarakat penggunanya. Sehingga masyarakat yang mencari informasi ke perpustakaan tidak akan kecewa karena dengan kemampuan yang dimiliki dan penguasaan atas koleksi oleh pustakawan, maka informasi dimaksud dapat dengan segera disuguhkan atau diberikan kepada pengguna perpustakaan.
Di sisi lain pustakawan juga perlu menguasai dan selalu bekerja sesuai dengan kode etik pustakawan. Karena hal ini akan memberikan pedoman pelayanan yang pada akhirnya memberikan manfaat positif bagi masyarakat pengguna perpustakaan. Manfaat tersebut adalah sebagai berikut :
1. Meningkatkan mutu layanan bagi masyarakat
2. Memungkinkan masyarakat untuk menyampaikan keluhannya, jika ada layanan yang diberikan tidak memenuhi standar yang telah ditetapkan
3. Memberikan perlindungan hak akses terhadap informasi
4. Menjamin hak akses pemakai terhadap informasi yang diperlukannya
5. Menjamin kebenaran, keakuratan, dan kemutakhiran setiap informasi yang diberikan
6. Melindungi pemakai dari beban lebih informasi (information overload)
7. Memelihara kualitas dan standar pelayanan (Hermawan, 2006 : 102-103)
5.3. Layanan Perpustakaan
Untuk baiknya pelayanan perpustakaan maka perlu dilengkapi dengan berbagai fasilitas yang sesuai dengan tuntutan jaman maupun teknologi yang berkembang. Sedangkan mengenai sistem layanannya apakah itu layanan terbuka (open access) maupun tertutup (closed access) perlu dipertimbangkan penerapannya berdasarkan kondisi dan kebutuhan masyarakat yang dilayani. Pada perpustakaan umum sistem layanannya biasanya adalah sistem layanan terbuka (open access). Hal ini berdasarkan pemikiran bahwa dengan sistem layanan terbuka ini masyarakat pengguna perpustakaan dapat langsung ke rak koleksi dan memilih sendiri buku atau informasi yang dibutuhkannya dan hal ini akan memberi sensasi tersendiri, dimana pengguna perpustakaan akan diberi kesempatan yang bervariasi untuk mendapatkan beberapa bahan pustaka yang dia minati.
Sedangkan fasilitas-fasilitas yang harus diberikan oleh perpustakaan agar dapat dikatakan ideal adalah sebagai berikut :
5.3.1 Layanan Otomasi (menerapkan teknologi informasi)
Sesuai dengan perkembangan teknologi, maka perpustakaan sudah selayaknya mengaplikasikan komputer dalam pekerjaan pelayanannya. Penerapan komputer diperpustakaan inilah yang dikatakan dengan otomasi perpustakaan. Otomasi perpustakaan (library automation) ini adalah istilah yang sering digunakan untuk pemanfaatan komputer atau teknologi informasi di perpustakaan. Otomasi perpustakaan merupakan usaha mengalihkan pekerjaan yang selama ini dilakukan oleh staf perpustakaan dengan cara manual, kepada mesin sebagai alat bantu dengan memperkecil campur tangan manusia dalam pengoperasiannya.
Sedangkan pekerjaan yang dapat dilakukan oleh komputer dalam otomasi perpustakaan ini terdiri dari : (a) Sistem akuisisi dan pemesanan bahan pustaka, (b) Sistem sirkulasi, (c) Sistem pengatalogan, (d) Kontrol terbitan berseri. Sedangkan perangkat lunak (software) yang dapat digunakan atau dipilih diantara yang beredar di pasaran sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan finansial perpustakaan itu sendiri. Perangkat lunak itu antara lain adalah NCI-Bookman, INMAGIC, LIBRARIAN, Micro CDS/ISIS ataupun versi Windowsnya yaitu Winisis, VTLS, TINLIB dan lain-lain. Penerapan komputer atau otomasi perpustakaan tentulah berdasarkan pertimbangan terhadap kemampuan komputer yang sangat cepat dan tepat dalam pekerjaan yang sering dan selalu berulang-ulang. Sehingga dengan menggunakan komputer biaya pengerjaannya akan lebih murah dibanding dengan tenaga manusia (Davis, 1986:43).
5.3.2 Layanan Foto Copy
Layanan foto copy ada baiknya disediakan di perpustakaan. Karena ada kalanya pengguna perpustakaan berkepentingan atas beberapa informasi tertentu, tetapi karena bahan pustakanya tidak dipinjamkan (koleksi referensi), maka cara terbaik untuk mendapatkan informasi tersebut adalah dengan cara mem foto copy bahan dimaksud. Sehingga dengan tersedianya layanan foto copy ini, salah satu kebutuhan masyarakat pengguna perpustakaan dapat terpenuhi.
5.3.3 Layanan Pandang Dengar (audio visual)
Layanan pandang dengar adalah kegiatan peminjaman atau pemutaran pustaka pandang dengar kepada pengguna perpustakaan. Dimana koleksi perpustakaan yang termasuk dalam pustaka pandang dengar ini adalah kaset, film, slide, piringan hitam, compact disc (CD), kaset video dan lain-lain. Koleksi-koleksi tersebut dapat saja dipinjamkan atau diputarkan di perpustakaan sendiri. Perlunya layanan pandang dengar (audio visual) ini disajikan perpustakaan adalah mengingat perkembangan teknologi, terlebih-lebih pada sarana atau media penampung informasi yang merupakan perpaduan antara citra (gambar) dan suara yang memberi manfaat bagi peningkatan kualitas penyampaian informasi dan daya ingat masyarakat pengguna perpustakaan.
5.3.4 Layanan hotspot (Wifi) internet
Pelayanan yang diberikan oleh perpustakaan berupa layanan internet merupakan suatu terobosan atau inovasi yang sangat bagus dan memberi manfaat yang sangat besar bagi pengguna perpustakaan dewasa ini. Layanan internet (international network) yang merupakan perpaduan antara teknologi informasi dan teknologi komunikasi telah menjadi fenomena yang sangat menakjubkan terlebih-lebih sebagai salah satu media untuk mendapatkan atau penelusuran informasi.
Internet merupakan jaringan informasi global yang dapat dimanfaatkan di perpustakaan tanpa mengenal batas geografi, waktu, bangsa dan negara. Internet dapat merupakan perwujudan library without wall atau perpustakaan tanpa dinding. Keberadaan internet ini juga dapat menjadi salah satu perpustakaan alternatif, karena sifatnya yang merupakan jaringan informasi global ternyata dapat menembus batas antar negara secara geografis, politis dan budaya.
Dengan didukung oleh perkembangan teknologi informasi yang pesat dan semakin meningkatnya jumlah pemilik komputer pribadi, internet telah memasuki kehidupan manusia diseluruh dunia, dinegara-negara maju dan juga berkembang. Dengan tampilan yang semakin canggih dengan dukungan suara dan citra, dan bagi sebagian besar pengguna, internet dianggap sebagai sarana hiburan yang baru. Dengan asas “bebas untuk siapa saja”, setiap orang bisa mengakses informasi apapun yang tersedia di internet walaupun ada kontroversi tentang prinsip kebebasan akses informasi ini.
Memang, jika disebagian besar negara maju akses ke internet telah tersedia di perpustakaan dengan fasilitas hotspot (Wifi) telah memungkinkan pengguna perpustakaan menjelajah (surfing) di belantara internet tanpa bantuan pustakawan. Tetapi perpustakaan di Indonesia yang telah menyediakan layanan akses ke internet bagi pemustakanya masih bisa dihitung dengan jari. Untuk itu perpustakaan perlu menerapkan layanan internet ini sebagai salah bagian dari mewujudkan perpustakaan yang ideal bagi masyarakat penggunanya.
5.3.5 Layanan untuk orang dengan kondisi Khusus
Yang dimaksud dengan orang dengan kondisi khusus di sini adalah orang-orang yang secara fisik memiliki kekurangan atau cacat. Sebagai contoh adalah tuna netra (buta), cacat fisik seperti orang yang harus duduk dikursi roda dan lain-lain.
Untuk orang-orang seperti tersebut di atas perpustakaan perlu menyediakan layanan yang sesuai dengan kekurangan atas kondisi fisik mereka itu. Seperti untuk orang tuna netra (buta) misalnya perlu disediakan koleksi dengan huruf Braille, sehingga mereka juga memiliki kesempatan yang sama untuk dapat memanfaatkan perpustakaan sebagaimana halnya dengan masyarakat pengguna perpustakaan lainnya. Pada kondisi lain seperti orang-orang yang cacat dan tidak dapat bangkit atau keluar rumahnya untuk berkunjung ke perpustakaan, dalam hal ini perpustakaan perlu bersikap pro aktif (jemput bola) dengan menyediakan layanan dengan datang berkunjung ke rumah-rumah mereka sehingga pelayanan perpustakaan dapat mereka peroleh yang tentunya hal ini merupakan salah satu cara yang cukup baik dalam upaya pemerataan pelayanan informasi kepada segenap anggota masyarakat tanpa membeda-bedakan pekerjaan, jenis kelamin, agama, status sosial, kondisi fisik dan lain-lain.
6. Kesimpulan dan Saran
6.1 Kesimpulan
Dari uraian dan pembahasan di atas maka dapatlah disimpulkan bahwa untuk mewujudkan perpustakaan yang ideal perlu dilakukan langkah-langkah sebagai berikut :
1. Gedung perpustakaan harus yang benar-benar dirancang untuk perpustakaan, dimana lokasinya harus strategis dan mudah dijangkau oleh masyarakat penggunanya serta diperlengkapi dengan sarana dan fasilitas pendukung seperti aula, ruang layanan, ruang pengolahan, ruang staf dan pimpinan, toilet, areal parkir yang memadai dan memperhatikan kenyamanan pengguna untuk membaca.
2. Sumber daya manusia di perpustakaan dapat terdiri dari pustakawan, tenaga administrasi dan operator komputer yang senantiasa selalu ditingkatkan kualitasnya dengan diikutsertakan dalam kegiatan pelatihan, seminar-seminar, loka karya, workshop dan kongres dibidang perpustakaan maupun disiplin ilmu yang relevan.
3. Layanan perpustakaan dapat berupa layanan terbuka (open acces) dan layanan tertutup (closed acces). Sedangkan sistem layanan untuk perpustakaan umum ada baiknya diterapkan adalah sistem layanan terbuka (open acces). Sementara itu fasilitas-fasilitas yang perlu diberikan oleh perpustakaan untuk dapat dikatakan ideal adalah : (a) layanan otomasi, (b) layanan foto copy, (c) layanan pandang dengan (audio visual), (d) layanan hotspot (wifi) internet, (e) layanan untuk orang dengan kondisi khusus (cacat).
6.2 Saran
Agar pelayanan perpustakaan dapat berjalan dengan baik dan misinya untuk mencerdaskan kehidupan bangsa dapat terwujud maka disarankan agar :
1. Dana operasional perpustakaan dianggarkan secara tetap dan dalam jumlah yang memadai.
2. Gedung perpustakaan haruslah yang sesuai untuk perpustakaan dan fasilitasnya harus lengkap sehingga pelayanan perpustakaan dapat berjalan dengan optimal.
3. Kesejahteraan segenap personil perpustakaan perlu ditingkatkan. Sehingga mereka dapat bekerja sepenuh hati dan dilandasi dengan dedikasi yang tinggi untuk melayani masyarakat.
4. Perpustakaan yang ada di negara kita masih banyak yang diselenggarakan belum sesuai dengan sistem pelayanan perpustakaan yang baku (standard). Sehingga perlu dibenahi untuk dapat melakukan pelayanan perpustakaan yang ideal dan baik.
DAFTAR PUSTAKA
Davis, William S.. 1986. Sistem pengolahan informasi. Jakarta : Erlangga.
Hermawan, Rachman dan Zulfikar Zen. 2006. Etika kepustakawanan : suatu pendekatan terhadap kode etik Pustakawan Indonesia. Jakarta : Sagung Seto
Nurhadi, Muljani A. 1983. Sejarah perpustakaan dan perkembangannya di Indonesia. Yogyakarta : Andi.
Sudarsono, Blasius.2006. Antologi Kepustakawanan Indonesia. Jakarta : Pengurus Pusat IPI bekerja sama dengan Sagung Seto.
Sulistyo-Basuki.1991.. Pengantar ilmu perpustakaan. Jakarta : Gramedia Pustaka Utama.
Supriyanto, dkk.2006.. Aksentuasi perpustakaan dan Pustakawan. Jakarta : IPI PD-DKI Jakarta bekerja sama dengan Sagung Seto.
Sutarno NS.2006. Manajemen perpustakaan : suatu pendekatan praktik. Jakarta : Sagung Seto.
BIODATA PENULIS
Nama : ABNER SITORUS, S.Sos
Instansi: Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Pemerintah Kabupaten Deli Serdang
Alamat: Jl. Bukit Barisan No. 78 C Depan Puskesmas Galang Kota Kecamatan Galang Kab. Deli Serdang Sumatera Utara – 20585