Pusat Penelitan dan Pengembangan Pengawasan

12.1356 - Sarana dan Prasarana Rapat Dinas di Dalam Kantor pada Kementerian/LPNK

Rapat dinas merupakan bagian penting bagi pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi termasuk instansi pemerintah.  Pada instansi pemerintah, rapat dinas di luar kantor/di luar kota dimaksudkan untuk mendorong efektivitas keberhasilan rapat karena tempat rapat yang lebih representatif, peserta rapat dapat lebih fokus pada agenda rapat, dan rapat dapat berlangsung melebihi jam kerja normal.  Namun demikian, rapat dinas di luar kantor seringkali dijadikan alasan utama untuk mendapatkan penghasilan tambahan bagi para pegawai karena peserta rapat mendapatkan uang saku harian. Karena itu, Pemerintah telah mengeluarkan kebijakan berdasarkan Peraturan Menteri Keuangan (Permenkeu) Nomor 84/PMK.02/2011 serta dilanjutkan dengan Nomor 37/PMK.02/2012 tTentang Standar Biaya Tahun Anggaran 2012 dan 2013, yang antara lain mengatur secara ketat (membatasi) pelaksanaan rapat dinas di luar kantor. Peraturan tersebut secara implisit berusaha mendorong pelaksanaan rapat dinas di dalam kantor oleh kementerian/LPNK dan membatasi rapat dinas di luar kantor untuk hal-hal yang benar-benar penting saja.  

Rapat dinas di dalam kantor memerlukan sarana dan prasarana rapat yang memadai pada suatu kementerian/LPNK. Agar kebijakan tersebut dapat berjalan efektif, setiap kementerian/LPNK perlu memiliki fasilitas sarana/prasarana rapat dinas yang sesuai dengan kebutuhannya. Informasi mengenai kesiapan kementerian/LPNK dalam pelaksanaan rapat dinas di dalam kantor berupa dukungan ketersediaan sarana dan prasarana rapat pada masing-masing kementerian/LPNK belum tersedia. Kajian ini berusaha menyediakan informasi umum terkait tersedianya sarana dan prasarana rapat dinas di dalam kantor pada kementerian/LPNK secara umum yang berguna bagi pemerintah yaitu Kementerian Keuangan dan kementerian/LPNK dalam pengambilan kebijakan anggaran.

Kajian ini ditujukan untuk:

  1. Mendapatkan gambaran tentang sarana dan prasarana yang dibutuhkan kementerian/LPNK untuk dapat melaksanakan rapat dinas di dalam kantor.
  2. Mendapatkan gambaran tentang kondisi ketersediaan sarana/prasarana rapat dinas di dalam kantor yang dibutuhkan kementerian/LPNK tersebut saat ini.
  3. Mendapatkan informasi tentang perbandingan antara kebutuhan sarana dan prasaranarapat dinas di dalam kantordengan kondisi ketersediaan sarana dan prasarana rapat yang ada pada kementerian/LPNK.

Data mengenai ketersediaan sarana dan prasarana rapat  pada kementerian/LPNK diperoleh dari para responden dengan penyebaran kuesioner yang dikirimkan kepada kepala biro umum di sekretariat jenderal/sekretariat utama, serta kepala bagian umum pada unit eselon I lainnya yang mengelola sarana dan prasarana rapat pada seluruh kementerian/LPNK. Tingkat pengembalian kuesioner (response rate) tersebut adalah sebesar 22.50%. Secara umum sesuai dengan kondisi di Indonesia, response rate minimal dan data yang dapat diolah lebih dari 20% dari populasi sudah mewakili dan layak untuk diambil simpulan penelitian. Berdasarkan literatur yang tersedia berupa peraturan perundang-undangan dan literatur lain yang diperoleh dari website serta data dari responden, penelitian ini membuktikan bahwa:

  1. Sarana dan prasarana yang dibutuhkan kementerian/LPNK untuk melaksanakan rapat dinas di dalam kantor terdiri dari 3 kategori prioritas, yaitu sarana/prasarana rapat prioritas I (mandatory/wajib ada), prioritas II (strongly recommended-tidak wajib ada tetapi sangat diharapkan untuk disediakan),  danprioritas III (secondary equipment).
  2. Kondisi ketersediaan sarana dan prasarana rapat pada kementerian/LPNK terdiri dari 3 kategori kecukupan, yaitu kategori I (fasilitas telah tersedia dalam kuantitas dan kualitas memadai), kategori II (fasilitas telah tersedia namun kualitas atau kuantitasnya kurang memadai), dan kategori III (fasilitas tidak tersedia namun telah terdapat alternatif lain dalam tingkat sederhana sebagai sarana/prasarana pengganti).
  3. Untuk pelaksanaan rapat kecil dan sedang (jumlah peserta rapat sampai dengan 50 orang), telah tersedia ruang rapat dalam jumlah dan kualitas yang cukup sesuai dengan kebutuhan.
  4. Untuk pelaksanaan rapat besar dan rapat yang diikuti oleh seluruh pegawai (jumlah peserta rapat di atas 50 orang), belum tersedia ruang rapat dalam jumlah dan kualitas yang memadai dibandingkan dengan kebutuhan.
  5. Masih terdapat kekurangan sarana/prasarana rapat sebagai berikut:
  1. Sarana/prasarana rapat prioritas I (mandatory): Perlengkapan audio/sound siystem standar, dan perangkat pengolah data (Laptop)
  2. Sarana/prasarana rapat prioritas II (strongly recommended):
  1. Perangkat pemaparan dan komunikasi intern dalam rapat: monitor (televisi) yang dapat terhubung dengan laptop, dan alat perekam (recorder)
  2. Perlengkapan elektronik pendukung: UPS (uninterruptible power supply), dan mesin fotocopy
  1. Implementasi Permenkeu Nomor 84/PMK.02/2011 tentang Standar Biaya Tahun Anggaran 2012 dan Nomor 37/PMK.02/2012, khususnya menyangkut kebijakan untuk meningkatkan rapat dinas di dalam kantor,secara umum telah didukung dengan sarana/prasarana memadai dan dapat terlaksana secara efektif.
  2. Ketentuan mengenai standarisasi sarana/prasarana rapat dinas belum diatur secara tegas oleh pemerintah.

Kajian ini juga merumuskan saran-saran sebagai berikut:

  1. Kepada seluruh pejabat yang bertanggung jawab mengelola sarana dan prasarana rapat dinas pada Kementerian/LPNK, agar menerapkan Peraturan Menteri Keuangan Nomor 84/PMK.02/2011 dan Nomor 37/PMK.02/2012 tentang Standar Biaya Tahun Anggaran 2012 dan 2013 secara konsisten, yaitu menyelenggarakan rapat dinas hanya di dalam kantor, kecuali rapat dinas yang diikuti peserta rapat berjumlah besar dan tidak didukung ketersediaan sarana/prasarana di dalam kantor.
  2. Kepada seluruh pejabat yang bertanggung jawab mengelola sarana dan prasarana rapat dinas Kementerian/LPNK, agar melakukan berbagai upaya untuk mencukupi/memenuhi kebutuhan sarana/prasarana rapat dinas di dalam kantor yang bersifat mandatory (prioritas I)dalam kualitas dan kuantitas sesuai kebutuhan.
  3. Kepada Kementerian Pekerjaan Umum agar menetapkan kebijakan tentang standarisasi sarana/prasarana rapat dinas yang diberlakukan secara menyeluruh bagi seluruh kementerian/LPNK.

Share