12.1354 - Sistem, Prosedur dan Instrumen Pembinaan dan Koordinasi Litbang pada Unit Kerja BPKP Lain

Untuk memenuhi tuntutan kebutuhan stakeholders dan perubahan lingkungan strategis, adakalanya deputi teknis dan bidang teknis di perwakilan BPKP melakukan kegiatan penelitian berupa kajian atas permasalahan-permasalahan yang dihadapi oleh kementerian/LPNK/Pemda/ BUMN (D)/BUL. Kegiatan penelitian tersebut selama ini dilakukan tanpa melakukan koordinasi dan pembinaan dari Pusat Penelitian dan Pengembangan Pengawasan (Puslitbangwas) sebagai unit yang ditetapkan melaksanakan fungsi pembinaan dan koordinasi penelitian dan pengembangan di lingkungan BPKP berdasarkan Keputusan Kepala BPKP Nomor Kep-06.00.00-80/K/2001 tanggal 20 Februari 2001 tentang Organisasi dan Tatakerja Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan. Apabila kondisi ini dibiarkan terus menerus dan tidak dilakukan pembenahan, dikhawatirkan akan dapat menimbulkan risiko terhadap hasil penelitian, antara lain adanya duplikasi penelitian dengan topik yang sama antara penelitian yang dilakukan oleh Puslitbangwas dengan unit kerja BPKP lainnya atau di antara unit-unit kerja di luar Puslitbangwas. Hal tersebut berpotensi mengakibatkan timbulnya pemborosan sumber daya dan dana organisasi. Risiko lain yang bisa timbul adalah penelitian yang dihasilkan oleh unit kerja lainnya tidak memenuhi standar mutu suatu karya penelitian yang ilmiah karena tidak menggunakan standar/pedoman penelitian dan pengembangan yang telah ditetapkan oleh Puslitbangwas BPKP.

Peran pembinaan dan  koordinasi oleh Puslitbangwas terhadap kedeputian dan bidang teknis di perwakilan selama ini belum berjalan secara optimal. Hal ini dikarenakan tugas dan fungsi pembinaan serta koordinasi kegiatan penelitian dan pengembangan pengawasan sebagaimana diamanatkan dalam Pasal 240 Keputusan Kepala BPKP Nomor Kep-06.00.00-80/K/2001 tanggal 20 Februari 2001 tentang Organisasi dan Tatakerja Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan belum dijabarkan secara rinci

Dalam sebuah organisasi, sistem dan prosedur kerja merupakan unsur penting dalam meningkatkan tata kelola yang baik karena keteraturan dalam pelaksanaan tugas secara sistematis akan mempermudah capaian kinerja sesuai dengan standar yang ditetapkan. Sistem dan prosedur ini merupakan bagian integral dari pekerjaan setiap manajer dan harus dipandang sebagai salah satu dari beberapa unsur manajemen. Oleh karena itu untuk dapat menjalankan tugas dan fungsi pembinaan dan koordinasi secara efektif dan efisien, diperlukan sistem dan prosedur kerja baku dalam pelaksanaan manajemen mutu organisasi.

Berdasarkan hasil kajian, terdapat beberapa hal penting yang dapat disimpulkan berkaitan dengan kajian sistem, prosedur dan instrumen pembinaan dan koordinasi kegiatan penelitian dan pengembangan pada unit kerja BPKP lainnya sebagai berikut:

1. Belum ada sistem, prosedur dan instrumen baku yang dipergunakan oleh Puslitbangwas dalam melaksanakan pembinaan dan koordinasi terhadap unit kerja lain yang melakukan kegiatan penelitian dan pengembangan
2. PFA yang ditugaskan untuk kegiatan penelitian dan pengembangan dimasing-masing unit kerja lain belum pernah mengikuti pendidikan dan pelatihan dibidang ke-litbang-an.
3. Kegiatan penelitian dan pengembangan yang dilaksanakan oleh masing-masing unit kerja, belum di koordinasikan dengan Puslitbangwas selaku pembina dan koordinator kegiatan penelitian dan pengembangan di lingkungan BPKP. Unit kerja hanya melakukan koordinasi dengan Kedeputian yang meminta dilakukannya kegiatan penelitian dan pengembangan berdasarkan KF-1.
4. Pelaksanaan kegiatan penelitian dan pengembangan yang dilaksanakan oleh masing-masing unit kerja belum mengikuti pedoman prosedur penelitian dan pengembangan yang diterbitkan oleh Puslitbangwas BPKP. Jika kegiatan penelitian merupakan permintaan dari Kedeputian, pedoman yang digunakan adalah pedoman yang diterbitkan Deputi yang bersangkutan.
5. Laporan hasil kajian yang disusun oleh tim peneliti dimasing-masing unit kerja, hanya berbentuk laporan singkat hasil kajian, belum mengikuti standar yang ditetapkan dalam pedoman prosedur penelitian yang diterbitkan oleh Puslitbangwas BPKP.
6. Puslitbangwas belum pernah melakukan evaluasi/peer reviu/asistensi atas kegiatan penelitian yang dilakukan oleh masing-masing unit kerja.
7. Kegiatan pembinaan dan koordinasi yang dapat dilakukan oleh Puslitbangwas atas kegiatan ke-litbang-an di unit kerja BPKP lainnya meliputi pembinaan SDM, quality assurance, pendampingan, koordinasi topik penelitian, dan koordinasi pembangunan database ke-litbang-an.
8. Atas kegiatan pembinaan dan koordinasi yang dapat dilakukan oleh Puslitbangwas perlu dibuatkan sistem, prosedur, dan instrumennya.

Dalam rangka pelaksanaan manajemen mutu terutama dalam hal pembinaan dan koordinasi  kegiatan penelitian oleh unit kerja BPKP lainnya, disampaikan beberapa saran yang dapat digunakan sebagai bahan dalam rangka pengambilan keputusan oleh pimpinan sebagai berikut:

1. Puslitbangwas agar menyusun sistem, prosedur, dan instrument pembinaan dan koordinasi atas kegiatan ke-litbang-an di unit kerja BPKP lainnya, meliputi:
   1. Pembinaan SDM. Dalam rangka peningkatan kompetensi SDM di bidang ke-litbang-an, maka Puslitbangwas BPKP selaku pembina kegiatan litbang wajib mengikutsertakan PFA dari masing-masing unit kerja lain untuk mengikuti pendidikan dan pelatihan substansi ke-litbang-an
   2. Quality assurance. Untuk menjaga mutu hasil penelitian dan pengembangan,  setiap kegiatan litbang oleh unit kerja lainnya wajib memperoleh pembinaan berupa quality assurance yang terdiri atas Pengujian atas desain dan Peer review atas laporan hasil penelitian.
   3. Pendampingan. dilakukan  sesuai kebutuhan.
   4. Koordinasi topik penelitian. Untuk menghindari terjadinya duplikasi topik penelitian, setiap unit kerja lain wajib melakukan koordinasi mengenai topik penelitian dengan Puslitbangwas BPKP.
   5. Koordinasi Pelaksanaan Penelitian. Untuk menjaga mutu hasil penelitian, maka, unit kerja lain dan kedeputian yang menyusun pedoman penelitian sendiri perlu melakukan koordinasi dengan Puslitbangwas untuk menghasilkan pedoman penelitian yang terstandarisir.
   6. Koordinasi laporan hasil penelitian. Dalam rangka pembangunan database ke-litbang-an, kedepan diharapkan BPKP memiliki database ke-litbang-an, untuk itu setiap unit kerja lain wajib menyampaikan hasil penelitian kepada Puslitbangwas BPKP.

2. Kepala BPKP agar menerbitkan surat keputusan yang menginstruksikan seluruh unit kerja lain yang melakukan penelitian dan pengembangan untuk mengikuti sitem, prosedur, dan instrumen pembinaan dan koordinasi kegiatan penelitian dan pengembangan.
3. Puslitbangwas perlu melakukan peer review/telaahan sejawat atas laporan hasil penelitian dan pengembangan yang dilakukan oleh unit kerja BPKP lainnya