Inovasi yang Menciptakan Efisiensi: Implementasi KMS pada Perwakilan Riau

Kunjungan Puslitbangwas pada Perwakilan BPKP Provinsi Riau (27-30/12) memiliki dua tujuan besar. Pertama, mensosialisasikan dan mengajak unit perwakilan untuk lebih aktif dalam usaha capturing dan creating knowledge dengan optimalisasi pengisian aplikasi Knowledge Management System (KMS) yang ada di BPKP. Kedua, mengenal lebih dekat berbagai inovasi yang telah berhasil diciptakan Perwakilan BPKP Provinsi Riau dan menggali lebih dalam potensi besar yang dapat diperoleh melalui pemanfaatan inovasi tersebut.

Pada hari pertama, Koordinator Pengembangan dan Inovasi Pengawasan, Rury Hanasri menjelaskan bahwa kondisi global saat ini memiliki karakteristik VUCA atau volatile, uncertain, ambiguous and complex. Menghadapi hal itu, organisasi di seluruh dunia termasuk BPKP perlu mempersiapkan diri dengan mengelola perubahan didukung manajemen pengetahuan yang baik. Hal ini selaras juga dengan adanya Sistem Pemerintah Berbasis Elektronik (SPBE) sesuai Peraturan Pemerintah Nomor 98 Tahun 2018 yang perlu diterapkan oleh organisasi pemerintahan di seluruh Indonesia.

Dalam menghadapi kondisi tersebut, sebagai organisasi dengan fungsi pengawasan, pegawai BPKP perlu menjadi pembelajar agile yang diartikan sebagai orang dengan karakteristik pembelajar cepat, berkelanjutan serta memiliki dampak yang nyata untuk lingkungan sekitarnya.

Menyambut tantangan tersebut, BPKP melalui Puslitbangwas memfasilitasi dengan keberadaan KMS sebagai sarana pengelolaan pengetahuan dalam meningkatkan inovasi pengawasan. Oleh karena itu, pada kesempatan pertemuan ini, aplikasi KMS yang terdapat pada aplikasi bpkp.go.id juga dipaparkan oleh Gesang C Verdani. Namun demikian, langkah ini perlu memperoleh dukungan penuh dari pegawai pada seluruh unit kerja di Indonesia. Peran ini secara spesifik dijalankan oleh unit satuan tugas yang diberi nama Duta KMS sebagai garda terdepan pengelola pengetahuan di masing-masing unit. Para Duta KMS ini juga diharapkan pada akhirnya menjadi pendorong budaya berbagi pengetahuan pada unit kerjanya.

Selanjutnya, Auditor Madya Purwantoro juga memaparkan beberapa kriteria inovasi yang baik yaitu memiliki kebaruan (novelty), efektif dalam menyelesaikan masalah, dapat ditransfer atau direplika dan berkelanjutan. Meskipun menciptakan inovasi tidak bebas dari hambatan, Purwantoro berpesan agar pegawai pada unit perwakilan tidak menyerah untuk terus berupaya mencipta dan berkontribusi bagi negeri dan masyarakat.

Mata Bansos: Inovasi Andalan Perwakilan BPKP Provinsi Riau

Perwakilan BPKP Provinsi Riau menjadi unit kerja yang tidak berhenti menciptakan inovasi. Beberapa inovasi dalam bentuk aplikasi berbasis web maupun desktop seperti Mata Bansos, Mata UMKM, Siera APBD, ASIK, SIMODAST serta SALASO menunjukkan upaya penciptaan solusi secara terus-menerus. Dalam focus group discussion (FGD) yang dilaksanakan pada hari kedua kunjungan Puslitbangwas, beberapa aplikasi tersebut diperlihatkan dengan lebih detail. Aplikasi ASIK, misalnya, membantu mempercepat proses pengelolaan keuangan yang ada pada perwakilan mulai dari rencana, penerbitan ST hingga pertanggungjawaban serta monitoring kondisi keuangan unit kerja. Adapun Mata UMKM membantu baik unit kerja maupun instansi eksternal BPKP yang membutuhkan untuk mempercepat upaya pengawasan bantuan kepada UMKM dalam rangka percepatan Pemulihan Ekonomi Nasional akibat terjadinya Pandemi COVID-19.

Salah satu aplikasi yang dibedah dengan lebih mendalam adalah Mata Bansos. Sebagai aplikasi yang diciptakan cukup awal di tahun 2020, Mata Bansos unggul dalam monitoring dan pengawasan pemberian bantuan sosial di lingkungan Provinsi Riau. Fitur-fitur yang ada di Mata Bansos juga cukup menarik, seperti update real-time realisasi penyaluran bansos secara keseluruhan, output berupa pie chart irisan data penerima bansos APBD dan APBN sehingga porsi penerima bantuan yang memperoleh lebih dari satu jenis dana juga tertangkap dengan baik. Selain itu, penerima bantuan sosial ini juga akan difoto bersama data diri (Kartu Tanda Penduduk dan Kartu Keluarga) yang mana hal ini memiliki dampak filtrasi terhadap calon penerima yang ternyata enggan

Hal yang menarik juga dari Mata Bansos adalah adanya salah satu fitur yaitu foto verifikasi penerima bansos yang tanpa disangka dapat menciptakan efek seleksi bagi calon penerima dana yang tidak memenuhi kriteria. Sebagai hasilnya, Mata Bansos mampu menciptakan efisiensi penyaluran bansos APBD Provinsi Riau sebesar kurang lebih 70 miliar rupiah, membantu perbaikan data Keluarga Penerima Manfaat (KPM) dalam Data Terpadu Kesejahteraan Sosial (DTKS) dari Bantuan Pangan Non Tunai/Bantuan Sembako Pangan sebanyak kurang lebih 20 ribu KPM serta memberikan usulan baru DTKS. Hal ini meningkatkan akuntabilitas penyaluran bansos APBD Provinsi Riau. Selain itu, pengawasan yang dilakukan BPKP juga dapat dilaksanakan secara real-time dengan cakupan yang luas.

Terakhir, dengan keberadaan inovasi di Perwakilan BPKP Provinsi Riau ini, Puslitbangwas berharap hal tersebut dapat membantu pencapaian Agenda Prioritas Pengawasan (APP) di tahun 2022 mendatang. Dengan improvisasi dan penambahan beberapa fitur yang relevan, implementasi berbagai aplikasi ini memiliki potensi besar untuk menjadi sumber data yang berharga juga bagi kajian serta penelitian dengan tema APP 2022 demi menciptakan desain pengawasan yang terbaik. (gcv)