Benchmarking Penerapan Knowledge Management System di Institut BPJS Ketenagakerjaan

"Tell me and I forget, teach me and I may remember, involve me and I learn - Beritahu saya maka akan saya lupakan, ajari saya maka mungkin saya akan ingat, libatkan saya dan saya belajar". Salah satu quote dari Benjamin Franklin yang cukup terkenal dan menyimpan makna yang dalam bagi paradigma proses pembelajaran. Hal itulah yang melatarbelakangi kunjungan tim Puslitbangwas BPKP selaku pengembang Knowledge Management System (KMS) BPKP ke Institut BPJS Ketenagakerjaan.

Tim Puslitbangwas yang digawangi oleh Koordinator Pengembangan dan Inovasi Pengawasan, Rury Hanasri, diterima oleh Deputi Direktur Bidang Learning, Pepen S. Almas. Dalam sambutannya, Pepen menyampaikan bahwa BPKP merupakan mitra strategis BPJS Ketenagakerjaan. Institut BPJS Ketenagakerjaan yang baru diresmikan Oktober 2015 lalu, bisa dibilang masih relatif muda, baru tumbuh, terus ingin berkembang, menata dan memberikan pengayaan kepada institusi, agar hari ke hari semakin membaik. Maka lebih tepat jika kegiatan ini sifatnya sharing atau saling berbagi terkait knowledge management yang ada di institusi masing-masing.

Pada kesempatan berikutnya, lanjut Pepen, knowledge management merupakan strategi untuk mendapatkan pengetahuan yang tepat, orang yang tepat, pada saat yang tepat. Knowledge management harus dapat membantu people dalam hal berbagi pada waktu yang tepat, juga untuk mengolah informasi menjadi sebuah action yang akan meningkatkan performance (kinerja) dari institusi. Melalui knowledge management, sangat memungkinkan aset institusi/badan sebuah organisasi/entitas dapat tersimpan dengan baik dan dapat juga digunakan pada saat dibutuhkan.

Tim knowledge management di BPJS Ketenagakerjaan berada di bawah Kedeputian Direktur Bidang Learning, tepatnya di bawah Asisten Deputi Manajemen Pengetahuan dan Fasilitas Pembelajaran. Beberapa kegiatan yang rutin dilakukan di antaranya knowledge sharing, dengan menghadirkan narasumber baik dari internal maupun eksternal dan dapat diikuti seluruh entitas insan BPJS Ketenagakerjaan dari cabang yang paling ujung, cabang Pratama D, sampai Kantor Pusat, dengan daya tampung hingga 1.000 peserta. Kegiatan rutin berikutnya ialah knowledge capture, yang diselenggarakan dengan maksud sebagai upaya untuk meng-capture knowledge seseorang agar bisa didokumentasikan atau transfer of knowledge kepada banyak orang, biasanya berupa success people sharing, edukasi, pembelajaran, motivasi, dan inspirasi agar bisa mengikuti apa yang menjadi kunci dari kesuksesan tersebut. Dan kegiatan rutin yang terakhir ialah community of practice, yaitu beberapa praktisi, komunitas-komunitas untuk membahas topik tertentu atau yang lebih spesifik, terkait peningkatan performance dari institusi.

Di akhir sambutannya, Pepen menekankan bahwa penerapan knowledge management ini tentu tidak bisa lepas dari teknologi informasi dan kesiapan personil untuk mengawal serta memastikan semua berjalan dengan baik. Hal ini penting agar sistem tersebut mudah diakses, cepat, memberikan informasi sesuai kebutuhan pengguna, dan memiliki backup system (misal ingin menyaksikan ulang). Tanpa dukungan dari teknologi informasi, maka knowledge management tidak akan berkembang secara maksimal.

Acara kemudian dilanjutkan dengan penjelasan singkat oleh tim Puslitbangwas mengenai gambaran umum knowledge management system di BPKP, paparan lebih rinci dari tim knowledge management Institut BPJS Ketenagakerjaan, dan diakhiri dengan sesi tanya jawab atau diskusi. Masing-masing pihak berharap bahwa kegiatan serupa dapat lebih diintensifkan sebagai bagian dari kemitraan strategis, sinergi, dan kolaborasi antara BPJS Ketenagakerjaan dengan BPKP.(ypr)