Implementasi KMS untuk Menuju Auditor Berkelas Dunia

Bandung - (16/10) Puslitbangwas BPKP melakukan kunjungan ke Sekolah Bisnis Management Institute Teknologi Bandung (SBM-ITB) dalam rangka wawancara dengan Prof. Dr. Ir. Jann Hidajat Tjakraatmadja, MSIE, ahli di bidang Knowledge Management (KM) dari SBM-ITB yang telah menerbitkan beberapa buku tentang KM, baik pada tataran teori maupun Implementasi. Prof. Jann Hidajat juga merupakan Presiden Knowledge Management Society-Indonesia (KMSI). Kunjungan yang dilakukan oleh Tim Knowledge Management System (KMS) Puslitbangwas ini bertujuan untuk melihat bagaimana praktik KMS yang telah dilaksanakan di SBM ITB dan bagaimana best practice implementasi KMS di sektor publik.

Menurut Jann Hidajat terdapat tiga hal yang menentukan keberhasilan implementasi Knowledge Management (KM) yaitu people, process, technology. Faktor terpenting dalam perkembangan KM adalah people (manusia). Ruh dari Knowledge Management adalah learning, maka dapat dikatakan bahwa people merupakan ruh dalam KM. People terdiri dari leader, pengguna dan penyedia informasi. Leader sebagai role model atau champion implementasi KM memegang peran terpenting dalam menggerakkan semangat berbagi dan menumbuhkan kepercayaan kepada KM di organisasi.

Selain peran pimpinan, diperlukan skill atau keterampilan dan readines atau kesiapan dari para penyelenggara KM. Keterampilan melalui pelatihan-pelatihan diharapkan dapat menjamin kualitas dari KM itu sendiri baik dari proses menggali pengetahuan, menyimpan pengetahuan dan menyebarkan pengetahuan. Termasuk juga keterampilan untuk mengolah data menjadi informasi dan selanjutnya menjadi knowledge, atau learning history yaitu mempelajari yang sudah dilakukan, kelemahan, dan keunggulannya serta masalah yang ditemukan seperti halnya mengolah informasi dalam laporan menjadi knowledge organisasi. Knowledge ini bermanfaat bagi organisasi karena mempercepat proses bisnis, memudahkan pengambilan keputusan dan memudahkan dalam pencarian data.

Dengan mengetahui manfaar KM, maka keberadaan KM akan merupakan sebuah kebutuhan. Hal inilah yang menjadi tujuan adanya KM dan melandasi semua aktivitas dalam menyediakan, mengolah, dan memanfaatkan pengetahuan. Beliau juga menambahkan bahwa selain manfaat yang diperoleh, penghargaan (reward)  bagi penulis dan pembaca turut mendorong pengembangan KM di suatu unit.

Jann Hidajat juga menyebutkan bahwa implementasi Knowledge Management (KM) membutuhkan perbaikan terus menerus (continuous improvement) dan evaluasi. Perbaikan yang terus menerus dan evaluasi melalui riset akan mendorong KM efektif dan efisien. Media yang bisa digunakan adalah riset tentang KM. Pengelolaan KM memerlukan sebuah struktur agar dapat bekerja secara baik dan efektif. Struktur ini sebaiknya juga langsung berada di bawah pimpinan agar mempunyai power melakukan pengelolaan dengan baik. Implementasi dan kemajuan KM pada suatu organisasi tergantung dari goal organisasi dan perlu ada goal spesifik dari KM itu sendiri.

Visi BPKP menjadi auditor internal berkelas dunia, diterjemahkan melalui visi KMS “Menyediakan pengetahuan yang cepat, relevan, dan mendorong inovasi bagi BPKP sebagai auditor internal berkelas dunia”. Untuk  menjadi auditor internal berkelas dunia, organisasi pembelajar adalah sebuah tahap yang harus dilalui. Organisasi pembelajar yang menciptakan iklim senantiasa mau belajar dari sumber internal maupun eksternal organisasi.  Harapan ke depan dari knowledge ini adalah adanya inovasi yang akan menjadikan organisasi mempunyai keunggulan kompetitif dan bertahan di dunia yang terus berubah.

(Humas Puslitbangwas: Pakde/Rury/Tono)